تُعد الوثائق من أهم وسائل الإتصال المكتوبة علي الإطلاق في جميع منشأت والشركات والهيئات والمؤسسات فهي الشرايين التي من خلالها تتدفق المعلومات إلى مراكز صنع القرار وحل المشكلات والتخطيط والرقابة وكلما زادت أنواعها وكمياتها كلما زادت الحاجة إلى دقه ترتيبها وتنظيمها عن طريق نظم تتوائم مع طبيعة استخداماتها ونوعياتها وكمياتها من أـجل استرجاعها بسرعة وسهولة ويسر.